Превод на удостоверение за дейност и за търговска регистрация

Всяко дружество, което излиза на външния пазар, се среща с тези три документа. Досие за търг, откриване на клон в чужда държава, международна банкова сметка, договор за дистрибуция или заявление за експортно насърчение: при всички тях на първо място стои документирането на официалното съществуване на дружеството.

Три документа, три различни въпроса

Удостоверението за дейност отговаря на въпроса „това дружество действащо ли е в момента и вписано ли е в камарата“; върху него най-често има кратък срок на валидност. Удостоверението за търговска регистрация съответства на въпроса „как е вписано дружеството в регистрацията, какъв е капиталът и седалището му“. А обявленията във вестника за търговската регистрация са отговорът на въпроса „какво се е случило в миналото на това дружество“.

Чуждестранните институции най-често искат и трите наведнъж, но пишат списъка с понятията на собствената си правна система. Срещаме изрази като „certificate of good standing“, „extract from the commercial register“ или „Handelsregisterauszug“. Правилното съотнасяне на тези искания с турските документи е най-критичната първа стъпка в процеса; преводът на грешния документ е загуба и на време, и на разходи.

Вестникът за търговската регистрация: една пластова история

Обявленията във вестника са най-трудната част от това семейство документи. Петнадесетгодишната история на едно дружество може да е разпръсната в десетки обявления, които препращат едно към друго: учредяване, увеличение на капитала, промяна на адреса, назначаване на управител, изменение на дружествения договор, преобразуване. Обявленията препращат едно към друго във вида „обявено във вестник с дата … и брой …“.

Запазването на тази верига в превода е задължително. Преводът само на последното обявление води до това институцията отсреща да види непълно капиталовата структура или представителната власт. Освен това текстовете на обявленията предават надълго клаузите на дружествения договор; тези клаузи са правен текст и не подлежат на свободно резюмиране, а се превеждат клауза по клауза.

В текстовете на вестника има много съкращения: A.Ş., Ltd. Şti., T.C., TTK, номер по MERSİS. Част от тях показват вида на дружеството и превеждането им с най-близкия вид дружество в целевата държава е грешка, защото режимите на отговорност са различни. Правилната практика е турският вид да се запази и до него да се даде пояснение на целевия език.

Кодове на дейността и предмет на дейност

В удостоверението за дейност предметът на дейност на дружеството е изписан и с текст, и с цифров код на дейността. Тези кодове са съвместими с широко използваната в Европа класификационна система; следователно те са ориентир, който отсрещната страна в целевата държава може да разпознае, и задължително се запазват. Пропускането на кода и превеждането само на текста означава заличаване на най-лесно проверимите данни.

Текстовете за предмета на дейност пък обикновено са много дълги и обхващат и дейности, които дружеството фактически не извършва; в Türkiye дружествените договори се пишат широко. Когато чуждестранната институция прочете този списък, може да си помисли, че дружеството е с разпиляна структура. Това не е проблем на превода, но преводът трябва да остане верен; тълкуването или съкращаването на списъка нарушава целостта на документа.

Номера, кодове и проверка

Във фирмените документи има повече от един номер, който идентифицира дружеството: номер от търговската регистрация, номер от централната система за регистрация, данъчен идентификационен номер и регистрационен номер в камарата. Никой от тях не замества останалите и всички се запазват в превода без промяна. Когато отсрещната страна поиска да провери дружеството, тя използва един от тези номера.

Преформатирането на номерата, тоест поставянето на интервали, отрязването на нулите или добавянето на тирета, може да направи проверката невъзможна. По същия начин данните за QR кода и за електронния подпис върху документа също се отбелязват в текста на превода; ако има адрес за проверка, той се предава дословно.

Полето с адреса също е особено перо. Подредбата на квартал, булевард, улица, блок, номер на входната врата и номер на апартамента в турската адресна структура се изписва в различен ред в много държави. Вместо адресът да се пренарежда по реда на целевата държава, най-сигурният метод е турският ред да се запази и да се преведат имената на полетата, защото институцията най-често сверява адреса с официалния запис.

Връзката със спесимените на подписи

Регистрационните документи показват кой представлява дружеството, а спесимените на подписи съдържат образците от подписите на тези лица и границите на правомощията им. При досиетата за търгове и договори двете се искат заедно. Изразите „münferiden“ и „müştereken“ в спесимените, тоест дали подписът може да се полага самостоятелно, или съвместно, са най-чувствителната точка на превода; погрешното предаване на това разграничение може да направи спорна действителността на договора.

Срокът на правомощието също често се пропуска. Представителната власт може да е дадена до определена дата; тази дата трябва да се вижда ясно в превода. Документ, подписан с правомощие с изтекъл срок, се отхвърля от отсрещната страна.

Правомощието може да има паричен предел; в спесимените може да пише, че до определена сума се работи с един подпис, а над нея, с два подписа. Числата на тези прагове и валутите им трябва да се запазят в превода дословно. Погрешното предаване на предела води до това отсрещната страна да не може да провери представителната власт и до спиране на договора.

Цел и ниво на заверка

Разлики според държавата

В Германия понятието за търговска регистрация е силно и отсрещната страна чете турските документи, като ги оприличава на собствения си регистрационен запис; затова е важно данните за капитала, представителството и седалището да се виждат ясно. В Чехия преводачът, назначен от съда, зашива превода с панделка към оригиналния документ и го подпечатва, а това изискване за физическа форма се прилага строго; следователно броят на екземплярите на документите трябва да се планира от самото начало. В държавите от Персийския залив пък преводът може да се извършва само от лицензирани преводачески офиси и може да се стигне до консулска заверка. За подробности вижте нашето ръководство за държавите.

Често допускани грешки при фирмените досиета

• Превеждане на вида на дружеството с вид от целевата държава; режимите на отговорност не са едни и същи.
• Превод само на последното обявление във вестника и оставяне на веригата от промени непълна.
• „Превеждане“ на търговското наименование; наименованието е собствено име и се предава дословно.
• Изпускане на срока на валидност на удостоверението за дейност и представяне на документ с изтекъл срок.
• Предаване на изискването за съвместен подпис в спесимените така, сякаш е един подпис.
• Непосочване на валутата при размера на капитала или непреобразуване на разделителите.

Управлявайте фирмения си комплект документи от едно място

Фирмените документи образуват свързан комплект; еднаквото изписване на наименованието, адреса и имената на представителите във всички документи позволява на институцията отсреща да одобри досието наведнъж. Пазим тази последователност, като поддържаме списък с термини. Целевите езици можете да намерите на страницата ни за езиците, принципите ни на работа, на страницата ни с цените, а комплекта си документи можете да изпратите през формата за оферта.

Информацията тук е ориентировъчна; срокът на актуалност на документа и броят на исканите екземпляри се различават според институцията. Преди да подадете заявление, поискайте потвърждение от компетентния орган.