Превод на спесимени на подписи

Използването на документа в чужбина възниква във всеки случай, в който дружеството поема задължение отвъд границата. При откриване на сметка в чуждестранна банка, при участие в търг или при подписване на международен договор насрещната страна иска да види, че полагащият подписа наистина има представителна власт. Тази сигурност се изгражда единствено чрез превода на спесимените.

В страната спесимените на подписи най-често вършат работа с турския си оригинал; нуждата от превод възниква, когато документът премине границата. Когато турско дружество участва в търг в чужбина, открива сметка или подписва договор, то възлага превод на спесимените си на целевия език; а за операция на чуждестранно дружество в Türkiye се превежда на турски равностойният документ за представителство от неговата държава. В която и посока да е, документът се превежда, за да бъде разбрана представителната власт от насрещната страна. Мястото на използване определя и нивото на заверка: спесимените, които заминават в чужбина, влизат във веригата на апостила, докато при някои операции е достатъчен само заклет превод. Затова, преди да започне преводът, се уточнява къде и за каква операция ще бъде използван документът.

Представителна власт: самостоятелна или съвместна?

Най-важната информация в спесимените е дали подписът е валиден самостоятелно, или само заедно с друго упълномощено лице. Самостоятелният подпис означава, че лицето може да обвърже дружеството само; съвместният подпис изисква двама или повече упълномощени да подпишат заедно. Ако това разграничение се загуби в превода, насрещната страна може да сметне за достатъчен подпис без представителна власт или да отхвърли подпис, който е достатъчен.

Обхватът на властта също може да бъде ограничен в документа; възможно е да бъдат определени правомощия, валидни до определена сума, за определени операции или за определен срок. Всяко от тези ограничения поражда правни последици и се запазва буквално в превода. Опростяване от рода на „има представителна власт“ носи риска ограничено правомощие да изглежда неограничено.

Търговската регистрация и връзката с фирменото наименование

Спесимените на подписи придобиват смисъл заедно с данните от търговската регистрация на дружеството и с вписаната структура на представителство. Фирменото наименование, данните от регистрацията и препратките към решенията на органите, които се срещат в документа, трябва да бъдат последователни в превода. Свободният превод на наименованието е често срещана грешка; фирменото наименование е идентичност и се пренася както е, а при нужда се добавя пояснение.

Спесимените най-често не пътуват сами; те стигат в чужбина в една и съща преписка с удостоверението за дейност, данните от търговската регистрация и учредителния договор на дружеството. Между тези документи наименованието, данните за капитала и имената на упълномощените лица трябва да си съответстват. Наименование, изписано различно в един от документите, отслабва впечатлението, че цялата преписка се отнася до едно и също дружество.

Въпросът за актуалността

Най-често пропусканата страна на спесимените е тяхната актуалност. Когато се променят управлението, упълномощените лица или начинът на представителство на дружеството, старите спесимени губят валидност и се издават нови. Когато в чужбина бъдат представени спесимени с по-стара дата, насрещната страна може да поиска актуален документ; затова е необходимо да се работи със спесимени, издадени близо до датата на операцията.

Датата на издаване на документа, данните за нотариуса и номерът от дневника на нотариуса се запазват в превода без промяна. Тези данни показват към коя дата спесимените отразяват структурата на представителство. Пропускането на датата или на данните за нотариуса прави невъзможна преценката дали документът е актуален.

Ниво на заверка и апостил

Тъй като спесимените на подписи са нотариален документ, апостилът, необходим за използването им в чужбина, се поставя не от областната администрация на провинцията, а от председателството на компетентната съдебна комисия. Това разграничение важи и за другите нотариални документи като договорите и пълномощните и често се бърка. След апостила документът се превежда на целевия език от заклет преводач; при някои операции се изисква и нотариално заверен превод.

Мястото им в преписките за търгове и банки в чужбина

Спесимените на подписи са нещо като страницата за самоличност на една корпоративна преписка; при операции като участие в търг, откриване на сметка в чуждестранна банка и учредяване на клон те са сред първите изисквани документи. С този документ насрещната страна проверява представителната власт на лицето, което подписва договора или заявлението. Ако спесимените липсват или не са актуални, операцията не напредва, колкото и изряден да е останалият състав на преписката, и заявлението се спира.

В тези преписки спесимените не се преценяват сами, а заедно с учредителните документи и удостоверението за дейност на дружеството. Очаква се длъжността на упълномощеното лице в спесимените да съвпада с длъжността му в останалите документи. Запазването на тази връзка в превода не позволява на насрещната страна да се поколебае, докато преминава от документ на документ, и осигурява преписката да бъде прочетена като едно цяло.

Да не се бърка с пълномощното

Спесимените на подписи и пълномощното често се бъркат, а функциите им са различни. Спесимените показват представителната власт, определена от органите на дружеството, и образеца от подписа; пълномощното пък дава на определено лице правомощия за определени операции. Ако от самото начало се знае кое от двете се изисква за дадена операция, се избягва загубата на време с превод на грешния документ.

Понякога двата документа се намират заедно в една преписка; например лицето с представителна власт за дружеството може да упълномощи друг. В такива случаи е необходим превод и на спесимените, и на пълномощното, като се изисква определенията на правомощията в двата документа да си съответстват. Прекъсване във веригата на упълномощаването прави основанието на операцията спорно.

Чести грешки при спесимените на подписи

• Разграничението между самостоятелен и съвместен подпис да остане неясно в превода.
• Превеждане на фирменото наименование и нарушаване на идентичността на документа.
• Свеждане на границите на правомощията до общ израз като „има представителна власт“.
• Използване на спесимени с по-стара дата, след като управлението вече е сменено.
• Подаване на заявление за апостил до областната администрация на провинцията за нотариален документ.

Нека подготвим корпоративните Ви документи заедно

Спесимените на подписи най-често заминават в чужбина в една и съща преписка с учредителния договор на дружеството, удостоверението за дейност и данните от регистрацията; последователността на наименованието и на данните за правомощията между тези документи е важна. Когато ни изпратите документите си, планираме заедно веригата от заверки и последователността на терминологията. Можете да разгледате обхвата на услугите ни на страницата с преводачески услуги, а другите свързани документи – в нашия справочник за документи, и да изпратите преписката си чрез формуляра за оферта.

Страницата е с информативна цел; формата на документа и веригата от заверки се различават според държавата, в която ще се извърши операцията. Най-сигурно е преди започване на операцията да поискате писмено потвърждение от съответното звено.